Bewaartermijnen · voortgezet onderwijsVoortgezet onderwijs
Hoe lang bewaren?
Per soort gegeven.
De meeste termijnen beginnen als een leerling van school gaat. Bewaar niet korter dan de wet vraagt, en niet langer dan nodig. Kennisnet noemt een termijn daarom een minimum én een maximum. Hier staat het overzicht voor het voortgezet onderwijs, met de bron bij elke regel.
Stand 12 november 2026. Dit is uitleg, geen juridisch advies. De school stelt haar eigen termijnen vast, samen met de privacyfunctionaris.
Het overzicht
Wat, hoe lang en waarom.
Meestal vanaf de uitschrijving.
Zolang een leerling op school zit, loopt er nog geen termijn. De laatste kolom zegt hoe hard de regel is: een wet, een richtlijn of de Archiefwet.
| Soort gegeven | Hoe lang | Grond |
|---|---|---|
| Leerlingenadministratie: inschrijving, bewijs van uitschrijving, verzuim, gegevens voor de bekostiging | Ten minste 5 jaar na uitschrijving. Kennisnet houdt 5 jaar en 8 weken aan. | Wet: art. 8.10 Uitvoeringsbesluit WVO 2020 |
| Cijfers per jaar, rapporten, toetsresultaten, voortgang | Zodra niet meer nodig, uiterlijk 2 jaar na uitschrijving. | Richtlijn: Kennisnet, op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens |
| Zorgdossier en ontwikkelingsperspectief (OPP) | 2 jaar na uitschrijving. | Richtlijn: Kennisnet |
| Onderwijskundig rapport | Uiterlijk tot de uitschrijving. | Richtlijn: Kennisnet |
| Gemaakt werk van het centraal examen, met een stel opgaven | Ten minste 6 maanden na de uitslag. | Wet: art. 3.31 Uitvoeringsbesluit WVO 2020 |
| Gemaakt werk van schoolexamens | Geen wettelijke termijn. | Rijksoverheid |
| Examenuitslag, cijferlijst, diploma, vrijstelling van de leerplicht | Voorlopig niet vernietigen. Het concept van de nieuwe selectielijst noemt 5 jaar na diplomering. | Archiefwet: nog geen selectielijst voor het vo. Is een gemeente het bestuur, dan geldt de selectielijst van de gemeente. |
Een termijn langer dan hier kan alleen met een reden die de school vastlegt, zoals een lopend bezwaar of een rechtszaak.
De Archiefwet
Examen en diploma.
Daar geldt een eigen wet.
Op 1 januari 2027 gaat de Archiefwet 2026 in. Of een school eronder valt, hangt af van wie de school bestuurt, niet van openbaar of bijzonder.
Een gemeente als bestuur
Dan valt het hele archief van de school onder de Archiefwet, en volgt de school de selectielijst van de gemeente.
Een stichting als bestuur
Dan alleen de taken met openbaar gezag: diploma's, cijferlijsten en vrijstelling van de leerplicht. Bij een openbare school ook toelaten en verwijderen.
Nog geen selectielijst
Voor het vo is er nog geen vastgestelde lijst die zegt wanneer examengegevens weg mogen. Zolang die er niet is: niet vernietigen. De lijst wordt verwacht vóór de zomer van 2027.
Wat de Archiefwet verder vraagt. Documenten vindbaar, leesbaar en volledig houden. Bij een overstap naar andere software een migratieplan en een verklaring van migratie. Vernietigen alleen volgens een selectielijst, met een verklaring van vernietiging. En verlies of beschadiging meteen melden aan de inspectie.
Diploma kwijt? Van een diploma of cijferlijst komt geen duplicaat. Een oud-leerling haalt bij DUO zelf een uittreksel met de cijferlijst, voor vo-diploma's van bekostigde scholen vanaf 2006; digitaal is dat gratis. Is het ouder, dan kan de school een verklaring maken uit haar archief. Dat is een bewijs van de uitslag, geen vervanging van het diploma.
Bij een overstap
Wat je meeneemt.
En wat je achterlaat.
Stap je over naar een ander systeem, dan moet je nog jaren bij de oude gegevens kunnen. Dit is wat er mee moet:
- Alles van de leerlingen die er nog zitten. Voor hen loopt nog geen termijn.
- Administratie en verzuim van leerlingen die in de laatste 5 jaar zijn uitgeschreven.
- Cijfers, rapporten, dossier, zorg en OPP van leerlingen die in de laatste 2 jaar zijn uitgeschreven.
- Het examendeel van alle jaren: uitslag, cijferlijst, diploma en vrijstelling van de leerplicht.
Wat al over de termijn is, had vaak al weg gemoeten. Dat neem je niet mee. Zo gaat een overstap
In Ludendo
De termijnen van Kennisnet.
Weggooien pas met akkoord.
Zo is het besloten: Ludendo stelt de termijnen van Kennisnet voor, en de school legt haar eigen termijnen vast in de verwerkersovereenkomst. Dat is nog met geen school gedaan. Gebouwd is het ook nog niet, ook niet het weggooien in de app zelf. Er staan nu geen echte gegevens in Ludendo.
Standaard Kennisnet
Per soort gegeven de termijn van Kennisnet. De school kan een termijn aanpassen, maar nooit korter dan de wet. Langer alleen met een vastgelegde reden. Gepland
Een weggooilijst
Wat over de termijn is, komt op een lijst. De administratie ziet 30 dagen vooraf wat weg zal gaan. Pas als de schoolleiding akkoord geeft, is het weg. Gepland
Examen nooit vanzelf
Uitslag, cijferlijst en diploma gaan nooit vanzelf weg zolang er geen selectielijst is. Bij elke vernietiging maakt Ludendo een verklaring. Gepland
Vragen
Wat scholen vragen
over bewaren.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Op de dag dat de leerling van school gaat. Zolang een leerling op school zit, loopt er nog geen termijn.
Mogen we gegevens langer bewaren dan de termijn?
Alleen met een reden die je vastlegt, zoals een lopend bezwaar, een rechtszaak of een inzageverzoek. Volgens Kennisnet is een termijn een minimum én een maximum.
Mag een oud-leerling vragen om alles te wissen?
Vragen mag altijd. Maar wat de school volgens de wet moet bewaren, zoals de administratie of het examendeel, mag ze niet wissen zolang de termijn loopt (AVG, art. 17 lid 3).
Wie stelt de termijnen vast?
De school, als verantwoordelijke voor de gegevens. Veel scholen volgen het overzicht van Kennisnet. Leg je termijnen vast in de bijlage van de verwerkersovereenkomst, en vertel ze in de privacybijsluiter.
Bewaart DUO de examengegevens niet al?
Voor een deel. DUO heeft de uitslag en de cijferlijst van vo-diploma's vanaf 2006, niet de onderdelen van het schoolexamen. Dat is een register van DUO; de school houdt haar eigen bewaarplicht.
Bronnen
- Uitvoeringsbesluit WVO 2020, art. 3.31, 3.51 en 8.10 (Stb. 2021, 521)
- Kennisnet, Bewaartermijnenoverzicht v1.3 (juli 2025), via het Normenkader IBP
- Archiefwet 2026 (Stb. 2026, 149) en Archiefbesluit 2026 (Stb. 2026, 321)
- VO-raad, Archiefwet: bewaartermijnen voor openbaar-gezagtaken
- Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, Informatieblad archiefbeheer scholen (april 2023)
- Rijksoverheid, Hoe lang moet een school examenmateriaal bewaren?
- DUO, Uittreksel diplomagegevens downloaden
Gelezen op 12 november 2026. Mist er iets of klopt iets niet meer? Mail het naar [email protected].
Beslis je over het systeem van je school?
Kom
kennismaken.
We laten de app zien met verzonnen gegevens en vertellen eerlijk wat er al werkt. Stuur geen gegevens over leerlingen mee.
Je mail komt bij Thomas en Geert, de makers van Ludendo.